Salesforce Advisor Link, un antes y un después en la gestión del alumno.
Desde hace varios años estamos escuchando que la educación superior está cambiando.
Son numerosos eventos en los que se pone de manifiesto la competencia entre los colegios y universidades por los mismos alumnos.
Cada vez más, los estudiantes incorporan nuevas variables a la hora de seleccionar la universidad que será la puerta de su futuro, como son la tecnología y experiencia de usuario.
Ya son muchas las universidades que se han dado cuenta que el cambio incluye una transformación tecnológica y ven en Salesforce una plataforma que les da la visión completa desde la captación/admisión hasta el alumni obteniendo de esta forma una gran ventaja competitiva.
Como todos sabéis Salesforce dispone de modelos de datos orientados a sectores específicos, y uno de ellos es la educación superior, denominado HEDA, podéis revisar las ventajas de HEDA en este link.
El post de esta semana lo vamos a dedicar a la nueva funcionalidad Salesforce Advisor Link, o SAL como se le conoce comúnmente.
Sin duda es un gran paso que va a aportar un antes y un después en la gestión del alumno durante el tiempo que permanece realizando sus estudios.
Si echo la vista atrás, en mi época universitaria, bastante atrás he de decir, lo primero que recuerdo es la gran cantidad de papel que utilizaba para realizar cualquier trámite, colas interminables en secretaría para solicitar citas con un tutor, colas para realizar cualquier seguimiento y desde luego en ningún momento sentí un asesoramiento personalizado para mi, Sara Mesonero.
¿Qué es y para qué sirve Salesforce Advisor Link?
Experiencia del Asesor
Lo normal es que, para poder realizar su función, el asesor tenga que acceder a varios sistemas tanto digitales como buscar en papel con el fin de poder hacer un seguimiento “completo“ al alumno. Si a esto le añadimos que los asesores suelen ser personas que tienen otros roles dentro de la universidad deja poco tiempo para poder hacer adecuadamente un trabajo de asesoramiento personalizado que es lo que necesita cada estudiante y el resultado se convierte más en un trámite administrativo que en dar un servicio personalizado y de calidad.
Gracias a Salesforce Advisor Link, el asesor dispondrá de un único origen de los datos a la vez que establece un canal de comunicación entre él y su alumno. Esto facilita la gestión y aporta valor en las sesiones entre ambos.
De esta forma el asesor se puede enfocar en lo que de verdad importa, puede reportar y escalar su asesoramiento y construir relaciones de confianza.
A continuación, identificamos los 6 beneficios que aporta SAL en la funcionalidad del asesor.
Visión 360º
Normalmente no se ofrece una visión única debido a la gran cantidad de sistemas que tiene una universidad, y normalmente sin conexión entre ellos. Con SAL, cualquiera puede ver lo que está sucediendo con los estudiantes sin tener que acceder a sistemas adicionales.
Equipo asesor
El equipo asesor puede estar formado por una única persona o varias, dependiendo de como se establezca el programa de mentoring.
Permite tener una comunicación fluida, tanto mentores como alumnos pueden ver respuestas a sus preguntas, solución a problemas, a quien deben dirigirse, y todo desde un mismo sitio.
Se establecen procedimientos unificados de trabajo entre todos los mentores con el fin de unificar objetivos y que todos trabajen de la misma forma.
Alertas y notificaciones
Podrás anticiparte a posibles riesgos o gestiones con el alumno.
Ya sean manuales, detectadas por un mentor para avisar a otro miembro del equipo o automáticas las cuales provienen de la gestión de otros sistemas (SIS, LMS, o del propio Salesforce) y facilita el poder realizar de forma más efectiva el trabajo del asesor.
Programación de las sesiones
De forma fácil se pueden planificar las reuniones tanto por el mentor como por los alumnos, tanto desde el navegador como desde el móvil así como recibir recordatorios.
El asesor puede definir los temas de las sesiones, establecer la disponibilidad y gestionar su día, consultar las notas y preparar las sesiones desde un único sitio. El alumno puede solicitar una cita, modificarla, agregar sesiones al calendario desde el móvil
Resultado de las sesiones
Tomar notas, subir ficheros que facilitan el seguimiento del alumno y del mentor. Gracias a esta visión se pueden tomar las medidas necesarias, asignando o compartiendo tareas entre equipos.
Envíos masivos
Gracias a Salesforce Advisor Link se puede enviar a varios estudiantes que cumplen con los criterios deseados el mismo mensaje, de esta forma los asesores pueden crear acciones masivas, crear tareas de seguimiento o tareas para los alumnos, ahorrando un tiempo valioso y asegurándose de que sus alumnos sean claros en sus próximos pasos y planes de éxito.
Experiencia del alumno
Los alumnos necesitan sistemas que les aporten facilidad en:
- Gestión: solicitud de cambio de clase, de horario, solicitud de expediente, cambio de tutoría, poner una incidencia, etc
- Seguimiento: saber cómo está su solicitud, recogida de expediente, solicitud de beca, traslado, prácticas de empresas, etc
- Accesibilidad: poder solicitar, hacer un seguimiento, cancelar todo desde el móvil como desde un navegador
Con SAL al estar desarrollado sobre la plataforma de Salesforce permite a los alumnos poder acceder en el momento que lo necesite, desde el móvil ya sea IPhone o Android y poder tener la información en el momento.
Algunos de los beneficios de Salesforce Advisor Link para los estudiantes son:
- Ventanilla única: A través del portal de estudiante pueden acceder a su información y ver la información clave de su programa de mentoring. El portal es apto para dispositivos móviles y les permite no solo ver, sino también crear y editar información clave y solicitudes.
- Visibilidad del asesor o del equipo que tenga asignado: ya sea que los estudiantes tengan un solo asesor o un equipo. De esta forma el alumno podrá saber cuales son sus puntos de contacto en función de la consulta que tenga: Incidencias tecnológicas, académicas, matrículas, becas, movilidad, etc. Es más dependiendo del tipo de consulta se asignará al equipo o a la persona automáticamente.
- Reserva de citas: Se terminaron las colas interminables, ir antes de la apertura de la oficina para poder tener seguimiento, los numerosos correos, inscripción en tablones para avisos o cambios de horarios, etc. Con SAL, los estudiantes simplemente pueden seleccionar una hora para su cita, revisar comentarios enviados por el tutor, poder tener una comunicación y gestionar su tiempo de una forma eficiente y productiva, sin temor a que se pierda el papel, la comunicación no llegue y todo sin perder tiempo.
- Autoayuda: a través del portal los estudiantes pueden acceder a la sección de ayuda, destinada a tener información sobre preguntas frecuentes del campus, ya sean generales (documentación, mapa del campus, gestiones administrativas, etc) o segmentadas por cada tipo de alumno (asignaturas que tengo, curso que estudio, mi calendario, etc). También desde este portal y al ser una ventanilla única el alumno puede ver que tareas le ha asignado el asesor y comenzar una comunicación si tuviera alguna duda
La mayoría de las universidades tienen numerosos sistemas: ERP, SIS, LMS,etc, no vamos a prescindir de ellos ya que cada uno tiene su función, pero se necesita un sistema que haga de paraguas y sobre en el que alumnos, profesores, tutores y personal del campus puedan trabajar con el fin de poder construir la visión única del alumno, desde sus inicios hasta una vez terminados sus estudios. Y este paraguas sin duda es Salesforce utilizando el modelo de datos de HEDA y la funcionalidad de SAL.
Una de las ventajas es que la plataforma de Salesforce es personalizable e incluye funcionalidad adicional que puede hacer que todo el campus de la universidad esté conectado.
Os adjunto un mapa de la arquitectura de SAL
Gracias a que la funcionalidad de Salesforce Advisor Link está construida sobre la arquitectura HEDA, colegios, escuelas de negocio y universidades van a poder tener una visión completa del alumno en todas las áreas donde se tiene un punto de contacto con él, de esta manera le van a poder acompañar y guiar a lo largo del viaje tan maravilloso y tan importante que es la educación.
En S4G Consulting estamos muy comprometidos con el sector educativo y muestra de ello son los numerosos clientes que tenemos en toda España, a los que hemos ayudado a través de consultorías y proyectos a mejorar la visión del estudiante.
Por este motivo con algunas universidades y escuelas de negocio ya hemos empezado a plantear Salesforce Advisor Link por los numerosos beneficios que van a conseguir, en concreto en Madrid y Barcelona, los cuales espero que en breve podamos compartir con todos vosotros.
