Firma electrónica con Docusign

Firma electrónica con Docusign: Simplifica el cierre de contratos.

En este post quería hablaros sobre la Firma electrónica. Lo sé, no es algo nuevo ni que haya surgido de repente, pero ha sido en los últimos meses cuando ha cobrado más sentido debido a la situación del COVID que hemos vivido.

Desde siempre hemos tenido en mente digitalizar nuestros procesos por varios motivos:

• Reducir tiempo.
• Reducir acciones manuales.
• Centralizar la información y evitar pérdidas. 
• Ayudar con el medio ambiente.

Yo creo que la gran mayoría éramos conscientes de todo esto, pero el COVID nos ha hecho darnos cuenta de que no podemos esperar más, porque actos tan cotidianos como firmas de NDAs, contratos, ofertas, compras, pedidos, acuerdos, nóminas, etc que realizábamos de la forma tradicional, es decir imprimir varias copias y firmar físicamente (pobres árboles), hace tres meses que no se pueden realizar en la práctica. 

Ya sea porque lo sabíamos todos o porque la situación nos ha obligado, la realidad es que muchas empresas se han visto forzadas a digitalizar sus procesos de firma y al final todas coinciden en lo mismo: ¿Cómo podíamos seguir firmando de forma manual con lo rápido que es poner en marcha la solución y lo sencillo que es usarla? 

Para hacernos una idea del impacto que tiene la gestión tradicional de la firma

Por eso quiero dedicar este post a hablar de Docusign, una solución de firma electrónica que puede funcionar stand alone o integrándose con numerosos CRMs, como es el caso de Salesforce, porque realmente va a hacer que mejoremos la eficiencia dentro de los procesos de nuestra compañía.. 

Hay muchas otras soluciones de Firma electrónica en el mercado, pero sin embargo desde S4G recomendamos Docusign, no solo por la integración con Salesforce, si no porque es la solución más completa:

• • Dispone de aplicaciones adicionales que complementan la solución de firma electrónica.
  • Su puesta en marcha y adopción son muy rápidas
  • Es fácil de utilizar por cualquier departamento. 
  • Cuenta con más de 450.000 clientes en todo el mundo.

Ya sea integrado o no, es una solución muy sencilla que facilita de una forma inmediata la firma digital de todos los documentos y, por supuesto, con validez legal.

Es una solución global que está adaptada a las distintas necesidades en función de la regulación de cada país. Podéis tener más información de las necesidades de cada país en este enlace de Docusign

Hablemos un poco más de la validez legal de un sistema de firma electrónica. El sistema Europeo que recoge en un reglamento el conjunto de normas que regulan la identificación electrónica se conoce como eIDAS (Electronic Identification, Authentication and trust Services)

eIDAS define la existencia de 3 tipos de firmas:

• Estándar:
  • Es el tipo más utilizado.
  • Firma básica en formularios electrónicos a través del email.
  • Reconocida legalmente por eIDAS.
• Avanzada
• • Requiere mayor nivel de seguridad.
  • Incluye una identificación digital basada en un certificado.
  • Requiere verificación de identidad y autenticación para establecer un enlace con el firmante.
• Cualificada
• • Basado en un certificado cualificado que solo puede ser emitido por un proveedor de servicios de confianza cualificado en la lista de confianza de la UE. Este certificado acredita la autenticidad de la firma electrónica.
  • Requiere identificación cara a cara.
  • Equivalente a una firma manuscrita.

Docusign provee los 3 tipos de firmas en función de las necesidades que tenga cada empresa. Lo que tenemos que analizar en primer lugar es el tipo de restricciones que tenemos y en base a eso decidiremos el tipo de firma que se adecúa mejor a nuestras necesidades.

Firma Estándar

Si no necesitamos verificar la identidad del firmante, que es lo que suele pasar en la mayoría de los casos utilizaremos la firma Estándar.

A esta firma le podemos añadir un doble factor de autenticación, es decir a parte de enviar al firmante el documento por email, podemos añadir más seguridad a través del envío de un código por SMS al móvil del firmante teniendo que introducir éste el código SMS recibido para proceder a la firma.

Firma Avanzada

Si necesitamos tener una identificación digital dentro del proceso de la firma que verifique la identidad del firmante entonces utilizaremos la firma avanzada.

Firma Cualificada

Si por último se necesita el nivel máximo de seguridad donde la firma digital equivalga a la firma presencial, entonces sería necesario la firma cualificada, que se realiza con un certificado de firma electrónica cualificado, es decir, un documento electrónico que vincula los datos de validación de una firma con una persona física o jurídica, con un par de claves. 

Para considerarse un certificado cualificado, este ha de ser expedido por una Autoridad de Certificación Cualificada.

“Contiene la información necesaria para firmar electrónicamente e identificar a su propietario con sus datos: nombre, NIF, algoritmo y claves de firma, fecha de expiración y organismo que lo expide”, así lo indica el Portal de Administración electrónica del Gobierno.

¿En qué departamentos se puede usar Docusign?

Docusign se puede utilizar dentro de muchos departamentos de una empresa, si os paráis a pensar, en cualquiera de ellos que se necesite aprobar legalmente un documento. Lo más lógico es pensar Ventas o RRHH, pero IT, compras, financiero, Legal, Marketing, Operaciones, Gestión de productos y muchos más están ahora mismo firmando gran cantidad de documentos y también podrían beneficiarse de esta solución.

Si no necesitáis que esté integrado con Salesforce, en un par de días tenéis Docusign listo para incorporarse dentro del proceso de firma de una compañía.

A continuación, os dejo un link con el webinar sobre Docusign que realizamos y donde contamos con la experiencia y conocimiento de Javier Herrera, Account Executive en Docusign

Los que me conocéis sabéis que soy una persona muy positiva y, a pesar de la situación complicada que estamos viviendo, me quedo con aquello que nos aporta, nos hace evolucionar y nos transforma. El COVID nos ha ayudado a acelerar la digitalización de nuestros procesos y sobre todo a poder experimentar las ventajas de hacerlo. Si todavía no has utilizado firma digital o tienes cualquier consulta sobre el tema, no lo dudes, ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a incorporar la firma digital en tu empresa. 

Sara Mesonero. Sales Manager