Estamos atravesando un momento en el que la transformación digital es clave para la supervivencia de empresas y organizaciones. En este escenario, Salesforce es la herramienta de gestión ideal para aquellas ONG que quieran y necesiten encarar este gran desafío.
Las razones son muchas: es el CRM líder en el mundo; tiene un programa de donación de licencias que permite que hasta la organización más pequeña pueda acceder; y hace más de 10 años que ofrece y evoluciona, a través de su comunidad de usuarios y partners, la mejor solución adaptada a las necesidades de las organizaciones sociales, desde el desarrollo de fondos hasta gestión de programas. En S4G te contamos cuáles son las mejores prácticas y las lecciones aprendidas después de implementar decenas de proyectos con éxito en este tipo de organizaciones.
Fases para la implementación de Salesforce en una ONG
Antes del proyecto
Cuando una ONG decide implementar Salesforce, un primer paso fundamental es conocer a la perfección su punto de partida: ¿Cómo gestionan sus datos en el presente? ¿Dónde están esos datos? ¿Quiénes y cómo utilizan esa información? ¿Qué canales de interacción tienen con sus donantes, voluntarios y beneficiarios? ¿Cuáles son los principales puntos débiles de sus procesos? Conocer el estado de la situación actual va ayudar a medir el esfuerzo requerido para llegar al objetivo y priorizar.
El segundo paso es identificar claramente el objetivo, los requerimientos y las prioridades de la implementación. Si esto no se trabaja y define desde un principio, el proyecto puede volverse confuso, con requerimientos surgiendo en cualquier momento y tal vez en contraposición con otros. Además, probablemente se exceda en los tiempos planteados para su ejecución y sea necesario dedicar más recursos de los previstos, ya sea tiempo o dinero.
Por último, es muy importante el involucramiento de los sponsors del proyecto en la gestión del cambio. Transmitiendo la importancia de incorporar Salesforce a la ONG, los motivos de la decisión – por ejemplo, mejorar indicadores clave y la eficiencia – y por qué esto va a facilitar el trabajo en el día a día del equipo. Como parte de este punto, se deberá planificar el tiempo de dedicación del equipo para tareas del proyecto, como por ejemplo: talleres de análisis, preparación de bases de datos, formación, pruebas para validar la solución planteada, entre otros. Si no existe este compromiso de reserva de tiempo por parte de los usuarios, el proyecto puede verse comprometido.
Durante el proyecto
Aquí lo importante del lado de la ONG es mantener el foco a lo largo de toda la implementación Salesforce, dedicando el tiempo necesario y realizando las tareas correspondientes a cada etapa. Contar con un Project Manager interno, que ayude a organizar esos esfuerzos y que se ocupe de que las tareas se cumplan en tiempo y forma, puede ser una clave importante del éxito del proyecto. Al trabajar con un partner experimentado como S4G, el equipo no deberá preocuparse por conocer la mejor solución técnica o de plantear una metodología de trabajo que garantice la calidad de la implementación. Pero por el contrario sí deberá dedicar esfuerzo y atención en acompañar a lo largo del proyecto.
Otro punto fundamental es que durante la fase de análisis de necesidades el equipo brinde la información con el mayor detalle posible, sin asumir nada, para que los consultores cuenten con todos los elementos a la hora de hacer el diseño de solución. Es fundamental, por ejemplo, compartir todos los indicadores e informes que utiliza la organización para medir resultados y la gestión. Si esto no estuviera claro, tal vez sería apropiado dedicar tiempo a definir esto antes del proyecto, e incluirlo como parte de los objetivos.
Vinculado a esto está la importancia de involucrarse en las etapas del proyecto donde hay que probar y validar la solución. Esto es clave para minimizar los malentendidos, las fallas en el proceso final o la diferencia de lo obtenido con lo que se esperaba. Los consultores pueden diseñar la mejor solución posible a partir de las posibilidades técnicas de Salesforce, pero muchas veces esto solo no es lo más relevante, sino la experiencia del usuario. Por eso, si los usuarios no hacen las pruebas y evalúan el proceso planteado, pueden terminar con una solución que no sea la óptima para ellos.
Al finalizar el proyecto
Por último, se debe mencionar algo muy importante que se suele subestimar: todo sistema requiere mantenimiento continuo. Existen tareas básicas que se deben realizar de forma periódica, como la gestión de usuarios, el control de calidad de los datos, acompañar a los usuarios cuando tengan dudas o acomodar valores de campos. Un administrador interno puede realizarlo a partir de la formación obtenida en el proyecto, y utilizando los recursos disponibles de Salesforce (la comunidad de nonprofit es muy activa y colaborativa).
Si los procesos de negocio son muy complejos y requieren especialistas para un correcto mantenimiento, S4G brinda el servicio de mantenimiento y/o evolución del sistema, para ir incorporando mejoras que puedan surgir. De una forma u otra, esto es algo necesario y debe tenerse en cuenta a la hora de decidir implementar Salesforce en la organización.
Como se ha podido ver, un proyecto de implementación de Salesforce no es algo que hagan los consultores expertos: requiere compromiso, tiempo, esfuerzo y gestión del cambio por parte de la organización. Para emprender esta transformación digital es necesario también contar con un diagnóstico preciso y detallado y plantear objetivos claros y realistas. Contar con un Project Manager o Gerente de Proyecto que ayude a planificar las tareas y que dé seguimiento al plan es indispensable para que se puedan cumplir los objetivos.
La importancia de un partner con experiencia en el Tercer Sector
En S4G contamos con 14 años de experiencia en proyectos de implementación de Salesforce en ONG y tenemos un amplio conocimiento del Tercer Sector. Un hecho sustancial para acompañar y agregar valor a estas organizaciones, el cual nos ha permitido desarrollar nuestra propia solución CRM basada en Salesforce que impulsa a las ONG.
Conocemos vuestros desafíos y conocemos la tecnología, pero lo más importante: sabemos que todo esfuerzo puede ayudar a aumentar el impacto positivo en el mundo, y eso nos inspira y motiva a ser los mejores socios tecnológicos para este sector. Por lo que si estás preparado para dar el próximo paso en la digitalización de tu organización, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
